Polityka prywatności

Polityka Prywatności Podmiotu:

OSUMA Sp. z o.o. ul. Czyżówka 14/2.11, 30-526 Kraków

Zachowanie poufności przekazywanych przez Państwa informacji jest dla nas bardzo ważne, dlatego stworzyliśmy niniejszy dokument, aby przekazać w jaki sposób przetwarzamy dane. Znajdują się w nim między innymi: cel i sposób przetwarzania danych oraz jak określamy nasze zobowiązania w zakresie powierzonych nam danych. Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i dostępu do informacji na stronie www.osuma.plna Państwa urządzeniach, służących do realizacji usług świadczonych drogą elektroniczną.

§1 Definicje

1. „Administrator” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone i zgodne z prawem Unijnym lub w prawie państwa członkowskiego.
2. „Dane osobowe” dotyczą osoby fizycznej, względem której zbierane są informacje pozwalające na jej identyfikację, w szczególności: imię i nazwisko, email, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
3. „Klient” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny lub inny podmiot, który korzysta z usług udostępnianych w ramach Serwisu lub na indywidualne zlecenie, na podstawie zawartej z Administratorem umowy lub zamówienia.
4. „Newsletter” – oznacza bezpłatną usługę świadczoną drogą elektroniczną, usługa cyfrowa, przez Administratora na rzecz Użytkownika poprzez przesyłanie listów elektronicznych, za pośrednictwem których Administrator informuje o wydarzeniach, usługach, produktach i innych elementach istotnych z punktu widzenia Administratora i /lub w celu realizacji prawnie uzasadnionego celu Administratora, którym jest marketing bezpośredni, w tym wysyłanie treści marketingowych i handlowych za zgodą Użytkownika.
5. „Przetwarzanie” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
6.  „Odbiorca danych” oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, któremu ujawnia się dane osobowe, niezależnie od tego, czy jest stroną trzecią.
7. „Zgoda osoby”, której dane dotyczą oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
8. „Pliki Cookies” – oznacza dane informatyczne, w szczególności niewielkie pliki tekstowe, zapisywane i przechowywane na urządzeniach za pośrednictwem, których Użytkownik korzysta ze stron internetowych Serwisu.
9. „Powiadomienia Web Push” – oznacza komunikaty zawierające m.in. informacje marketingowe, w tym o aktualnych promocjach dostępnych w Serwisie, wysyłane przez Administratora do Twojej przeglądarki internetowej.
10. „Serwis” – oznacza stronę internetową, pod którą Administrator prowadzi serwis internetowy, działającą w domenie:  www.osuma.pl
11. „Subdomena ALERT-Whistleblowing” – oznacza Platformę osadzoną na podstronie Serwisu, umożliwiającą rejestrację nadużyć u Klienta. Platforma jest zarządzana przez Operatora Subdomeny wskazanego przez Klienta, który jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem Unii. Platforma jest narzędziem udostępnionym do obsługi zgłoszeń zarówno imiennych jak i anonimowych. Decyzję o formie zgłoszenia podejmuje zgłaszający ( Użytkownik) w momencie rejestracji zdarzenia.
12. „Operator Subdomeny” oznacza osobę fizyczną wskazaną przez Klienta w umowie, zajmująca się obsługą zgłoszeń przypisanych na Platformie do Klienta.
13. „Urządzenie” – oznacza elektroniczne urządzenie za pośrednictwem, którego Użytkownik uzyskuje dostęp do stron internetowych Serwisu.
14. „Użytkownik” – oznacza podmiot, na rzecz którego zgodnie z Regulaminem i przepisami prawa mogą być świadczone usługi drogą elektroniczną lub z którym może być zawarta Umowa o świadczenie usług drogą elektroniczną.
15. „RODO” – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

§2 Administrator danych osobowych

1. Administratorem Państwa danych osobowych udostępnianych w ramach Serwisu jest: OSUMA Sp. z o.o. ul. Czyżówka 14/2.11, 30-526 Kraków, KRS: 0001246526, NIP: 6793368122, REGON: 544956183.
2. Dane kontaktowe Administratora: biuro@osuma.pl

§3 Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Podczas przetwarzania danych osobowych wybieramy metody, które są odpowiednie do celu, dla którego dane są przetwarzane.
Dostęp do danych osobowych mają tylko osoby upoważnione i które w zakresie swoich obowiązków służbowym mają zawarte przetwarzanie danych osobowych. Dostęp do danych jest tylko w zakresie niezbędnych do celu i charakteru przetwarzanych danych.

Dane przetwarzamy zgodnie z RODO, w szczególności w odniesieniu do: art. 6 ust. 1 lit. a, b, c, f, RODO.

Dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach:

3.1. Przetwarzanie danych w celu realizacji umowy:

1. realizacji usługi na podstawie zawartej z nami umowy – zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
2. marketingu produktów i usług – zgodnie z art. 6 ust.1 lit. a „zgoda” RODO,
3. działania zmierzające do zawarcia i realizacji umowy z klientem lub kontrahentem, w tym odpowiedzi na zapytanie kierowane przy użyciu formularza kontaktowego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
4. rozpatrywania skarg, reklamacji i wniosków i w ramach tych działań udzielania odpowiedzi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,

3.2 Przetwarzania danych w ramach uzasadnionych interesów:

Możemy również przetwarzać Dane Osobowe użytkownika, jeżeli przetwarzanie tych danych jest niezbędne do ochrony naszych uzasadnionych interesów. Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Art.6 par.1 lit.f) RODO. Przez nasze uzasadnione interesy rozumiemy przetwarzanie danych w następujących celach:

1. marketingowych lub badania opinii publicznej, chyba że zgłoszony został sprzeciw wobec przetwarzania danych do tych celów,
2. pozyskania nowych klientów
3. pozyskania nowych kontaktów biznesowych
4. do ocen statystycznych lub analiz rynkowych
5. w celu oceny i optymalizacji pakietu/rozwiązania partnerskiego

3.3 Przetwarzanie danych w celu wypełnienia zobowiązań prawnych

W związku z wymogami prawnymi, a w szczególności przepisami prawa podatkowego jesteśmy zobowiązani do przetwarzania danych osobowych przez długi czas. W tym przypadku przetwarzanie danych odbywa się na podstawie Art.6 par1 lit. c RODO w połączeniu z przepisani podatkowymi i handlowymi, którym podlega Administrator, a w szczególności:

1. przetwarzania danych osobowych kontrahentów i pracowników kontrahentów współpracujących z Administratorem celem wypełnienia obowiązku podatkowego wynikającego z zawartej umowy czy zlecenia, wystawienia faktury, rozliczenia -na podstawie art. 6, ust. 1, lit. c RODO
2. przetwarzania danych osobowych kontrahentów i pracowników kontrahentów współpracujących z Administratorem w celu wypełnienia prawnie uzasadnionego interesu Administratora jak realizacja umowy, dochodzenie roszczeń oraz związanych z prowadzonymi postępowaniami sądowymi, czy do celów audytowych- na podstawie art. 6, ust. 1, lit. f RODO.
3. zapobiegania nadużyciom i oszustwom – w celu zapewnienia bezpieczeństwa w zakresie świadczonych Usług zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
4. zapamiętania Państwa preferencji i ustawień takich jak: login, hasło, adres IP, data i godzina logowania – w oparciu o art.6 ust 1 lit. f RODO oraz art. 398, Prawa komunikacji elektronicznej

3.4.Przetwarzanie danych powiązanych z Profilami w mediach społecznościowych

Jeżeli wchodzisz w interakcje z naszymi profilami w mediach społecznościowych, przetwarzamy Twoje dane:

1. W celu udostępnienia Ci informacji o naszej działalności, prowadzenia działalności marketingowej oraz udzielania odpowiedzi na pytania i komentarze przekazane za pośrednictwem portali społecznościowych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na utrzymywaniu profilu w mediach społecznościowych;
2. Dla celów statystycznych i analitycznych związanych z prowadzeniem profili w mediach społecznościowych – podstawą prawną jest realizacja prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegającego na poprawianiu jakości usług świadczonych za pośrednictwem naszych profili w mediach społecznościowych.

3.5 Przetwarzanie danych w ramach subdomeny ALERT-Whistleblowing

1. Administratorem danych osobowych zarejestrowanych w ramach Platformy ALERT Whistleblowing osadzonej w ramach Serwisu www.OSUMA.pl jest Klient, którego zarejestrowana sprawa dotyczy.
2. Operator Subdomeny wskazany przez Klienta, w umowie z Administratorem, będzie zobowiązany do przestrzegania RODO oraz Ustawy o Ochronie sygnalistów.
3. Szczegółowy opis usługi oraz powiązana z nią polityka prywatności, są udostępniane Użytkownikom do akceptacji, przed rozpoczęciem rejestracji sprawy. Użytkownik będzie zobowiązany zaakceptować Regulamin i Politykę Prywatności powiązaną z usługą dostępną na subdomenie Serwisu, aby móc z niej skorzystać.
4. Dane osobowe będą również udostępniane stronie trzeciej odpowiedzialnej za techniczne utrzymanie Platformy ALERT Whistleblowing na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

§4 Zakres zbieranych danych osobowych

1. W procesie rejestracji i dalszego korzystania ze strony www.osuma.pl  prosimy o podanie danych osobowych, w celu realizacji świadczonych za ich pośrednictwem usług.
2. Do realizacji usług możemy potrzebować następujących danych:
3. imię, nazwisko, adresu email dla każdej z osób korzystających z naszych szkoleń.
4. imię, nazwisko, adres email dla osób korzystających ze wsparcia merytorycznego przy obsłudze zgłoszeń nieprawidłowości zleconej przez Klienta na podstawie oddzielnej umowy
5. imię, nazwisko, stanowisko oraz adres email Operatorów Subdomeny wskazanych w umowie przez Klienta celem wprowadzenia ich do systemu ALERT Whistleblowing na potrzeby obsługi zarejestrowanych tam zgłoszeń.
6. imię i nazwisko, adres email, nr sprawy Użytkownika Portalu ALERT Whistleblowing w przypadku zgłoszeń nie anonimowych. Ale także dane osobowe wynikające z załączonych do sprawy dokumentów.
7. Użytkownik serwisu przyjmuje do wiadomości, że podanie przez niego danych osobowych oznacza początek przetwarzania przez Administratora i jest dobrowolne, jednakże brak zgody na ich przetwarzanie, może skutkować niemożnością świadczenia przez Administratora na rzecz Użytkownika usług drogą elektroniczną za pośrednictwem strony internetowej.
8. Użytkownikowi serwisu przysługuje prawo dostępu do treści danych oraz ich poprawiania, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, jak również prawo do żądania przekazania danych lub przekazania tych danych innej osobie.
9. W przypadku chęci skorzystania z przysługujących praw, prosimy o przesłanie wniosku na adres biuro@osuma.pl
10. Dane osobowe użytkownika są przechowywane przez:
11. czas świadczenia usług, aż do ich zakończenia świadczenia oraz po zakończeniu przez okres 5 lat, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
12. czas niezbędny do dochodzenia roszczeń przez Administratora lub ochrony przed roszczeniami, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, z uwzględnieniem przedawnienia roszczeń;
13. do czasu anulowania zgody, w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych w konkretnym celu;
14. przez czas niezbędny do rozliczenia środków publicznych, w którym Administrator zobowiązany jest do przechowywania dokumentów zawierających dane osobowe.
15. okres niezbędny do przeprocesowania sprawy zgłoszonej w ramach subdomeny ALERT, w tym czasu niezbędnego do rozstrzygnięcia przez organy ścigania czy prawomocne wyroki sądów.

§5 Pliki Cookies

1. Przy pierwszej wizycie na stronie www.osuma.pl przekazujemy informację o używaniu plików cookies (ciasteczek).

Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu użytkownika podczas odwiedzania strony internetowej. Umożliwiają one prawidłowe działanie strony, personalizację treści, prowadzenie analiz statystycznych oraz wyświetlanie reklam dopasowanych do zainteresowań. Pliki Cookiem pozwalają na zapamiętywanie konkretnych danych. Są wymagane do korzystania z Serwisu, ponieważ umożliwiają m.in.:

• prawidłowe wyświetlanie i obsługę formularzy,
• utrzymanie sesji użytkownika,
• zapewnienie bezpieczeństwa.

1. Pliki cookie mogą być:
2. sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki,
3. stałe – przechowywane przez określony czas lub do momentu ręcznego usunięcia.
4. Pozostając na stronie internetowej oznacza zaakceptowanie stosowania plików cookies, a brak zmiany, po Państwa stronie ustawień przeglądarki, jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na używanie „plików cookies”.
5. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia swojej przeglądarki, w zakresie obsługi i zapisu plików cookies.
6. Pliki „cookies” wykorzystywane przez partnerów operatora strony internetowej, w tym w szczególności użytkowników strony internetowej, podlegają ich własnej polityce prywatności.

§6 Prawa i obowiązki Użytkownika

1. Użytkownik, który przekazał Administratorowi swoje dane osobowe, ma prawo do:
2. dostępu do swoich danych -art.5 RODO (GDPR),
3. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych- art.16. RODO
4. usunięcia danych –art.17 RODO
5. ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
6. przenoszenia swoich danych do innego administratora,
7. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, jak również przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego,
8. wycofania zgody w dowolnym momencie – art. 7 ust3 RODO
9. wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy Użytkownik uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.
10. W każdej chwili użytkownik może domagać się realizacji swoich praw poprzez wysłanie wiadomości email na adres skrzynki email:biuro@osuma.pl
11. W przypadku trwałego usunięcia przez Użytkownika danych osobowych, koniecznych do realizacji przez Administratora usług świadczonych za pośrednictwem strony internetowej lub osadzonej na niej Subdomeny ALERT, Użytkownik utraci możliwość korzystania z tych usług.
12. Użytkownik rejestrujący sprawę w ramach z Subdomeny ALERT-Whistleblowing, udostępnionej w Serwisie www.osuma.pl, będzie zobowiązany wyrazić zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z polityką prywatności i regulaminem osadzonym na tej subdomenie, aby móc skorzystać z tej usługi. Szczegółowe zasady korzystania z subdomeny ALERT-Whislteblowing oraz stosowana do niej Polityka Prywatności są dostępne dla Użytkownika na stronie rejestracyjnej ALERT-Whistleblowing, osadzonej w Serwisie.
13. Pracownicy lub współpracownicy Klienta widocznego na liście podmiotów udostępnionej w ramach Platformy ALERT-Whistleblowing są jedynymi Użytkownikami, którzy mogą rejestrować tam sprawy.
14. Użytkownik, który zarejestrował sprawę przekazuje swoje dane Klientowi do weryfikacji i tym samym Klient, którego wskazał staje się Administratorem jego danych osobowych, zgodnie z Polityką Prywatności Klienta.
15. Lista obsługiwanych podmiotów dostępna na subdomenie ALERT Whistleblowing jest aktualizowana na bieżąco w oparciu o aktywne umowy podpisane z Klientami na udostępnienie tej usługi.
16. Użytkownik, który losowo wybrał Klienta w ramach Subdomeny ALERT zgłaszając nieprawidłowość, która nie miała miejsca, naraża siebie na konsekwencje karne i dochodzenie prowadzone przez organy ścigania.

§7 Udostępnianie danych stronom trzecim

1. Możemy powierzać przetwarzanie danych osobowych stronom trzecim – podwykonawcom, mającym siedzibę na terenie Unii Europejskiej. Z każdym podwykonawcą zawrzemy pisemną umowę obejmującą przetwarzanie danych osobowych. Umowa będzie zobowiązywała podwykonawcę do wykonania umowy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz do przetwarzania danych osobowych w sposób zapewniający najwyższe standardy, w takim samym zakresie jak my przetwarzamy.
2. W ramach Serwisu oferujemy dostęp do obsługi procesu płatności operatorom płatności, tj. PayPro S.A., PayU S.A, Polski Standard Płatności ( BLIK) czy innych dostępnych opcji płatniczych, w zależności od wybranej opcji płatności. W momencie dokonania płatności Administratorem Państwa danych staje się operator płatności i obowiązuje wówczas Polityka Prywatności operatora.
3. Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych będą podmioty dostarczające i wspierające systemy teleinformatyczne Administratora, między innymi podmioty dostarczające platformy szkoleniowe, narzędzie do rejestracji naruszeń udostępnione w ramach subdomeny ALERT Whistleblowing w oparciu o zawarte z tymi podmiotami umowy powierzenia danych osobowych.
4. Odbiorcami przetwarzanych danych osobowych będą osoby wspierające merytorycznie obsługę zgłoszeń zarejestrowanych na Platformie w oparciu o zawartą umowę między Administratorem a Klientem.
5. Administratorem danych udostępnionych w ramach Subdomeny ALERT-Whistleblowing staje się Klient, a w szczególności wyznaczony przez niego Operator Subdomeny. Następuje to w momencie przejęcia do analizy, zarejestrowanej przez Użytkownika, sprawy powiązanej z Klientem. Dane osobowe, o ile zarejestrowane przez Użytkownika, będą przekazane jedynie do celów związanych z inwestygacją sprawy, a ich odbiorcą będzie osoba/osoby wskazane w umowie zawartej z Operatorem Subdomeny. Obowiązki wynikające z par.7 leżą po stronie Operatora Subdomeny, którego wybiera (wskazuje) Użytkownik w momencie wypełniania formularza.
6. W zakresie w jakim jest to uzasadnione celem przetwarzania będziemy również przekazywać dane osobowe podmiotom, które działają na nasze zlecenie, a w szczególności:
   • dostawcom usług i rozwiązań informatycznych,
   • firmom współpracującym w ramach serwisów dostarczanych na potrzeby Administratora lub jego Klientów
   • podmiotom świadczącym usługi księgowe,
   • podmiotom świadczącym usługi prawne, finansowe, ubezpieczeniowe i administracyjne oraz
   • organom ścigania w przypadku zaistnienia takiej konieczności

§8 Postanowienia końcowe

1. W zakresie nieobjętym niniejszą polityką prywatności stosuje się odpowiednie przepisy prawa polskiego. Administrator zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w polityce prywatności będących wynikiem zmiany regulacji prawnych.
2. Użytkownik zatwierdzając niniejszą Politykę Prywatności zgadza się z jej warunkami.
3. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany w polityce prywatności, która może wynikać z postępu technologii internetowej, ewentualne zmiany prawa w zakresie ochrony danych osobowych oraz rozwój Serwisu.
4. Administrator nie odpowiada za utratę danych ani dostępu do nich, będącą efektem siły wyższej, ataku hakerskiego, działań niepożądanych sztucznej inteligencji działającej w sieci, zagubienia przez Użytkownika lub Operatora Subdomeny danych do logowania do złożonej sprawy, ani za skutki będące konsekwencją takich zdarzeń.
5. Administrator nie przetwarza danych osobowych osób rejestrujących naruszenia na Platformie ALERT- Whistleblowing ani nie odpowiada za działania „Operatora Subdomeny” ani ich skutki.
6. Administrator nie odpowiada za prawidłowe procesowanie zgłoszeń zarejestrowanych w ramach subdomeny ALERT- Whistleblowing, ani ich skutki.

O wszelkich zmianach będziemy informować użytkowników w sposób widoczny i zrozumiały. Niniejsza Polityka Prywatności obwiązuje od dnia 16.06.2026